Qu’est-ce-que la piste d’audit fiable ? Obligations, exemples et sanctions
Qu’est-ce-que la piste d’audit fiable ?
La piste d’audit fiable est une obligation de contrôle interne pour les entreprises. Elles doivent être en mesure de démontrer qu’elles disposent d’une piste d’audit documentée qui permet de retracer chronologiquement toutes les étapes et les contrôles associés depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation.
Il s’agit d’un ensemble de mesures et de procédures établies par les entreprises pour assurer la traçabilité entre les factures émises et les livraisons de biens ou les services facturés (conformément à l’article 289, V du Code général des impôts).
La piste d’audit fiable : les obligations des entreprises
Ces mesures doivent garantir la véracité des opérations et permettre à l’entreprise qui les met en place de s’assurer que :
- Les informations figurant sur la facture sont complètes, exactes et n’ont pas été modifiées.
- La facture est envoyée à la bonne personne et au bon moment.
- La facture n’est pas traitée ou enregistrée deux fois.
- Toutes les mentions obligatoires sont présentes sur la facture.
- La facture correspond à une transaction réelle sur le plan économique, comptable et financier, et que toutes les transactions sont prises en compte dans l’ordre chronologique.
- Les opérations sont traitées conformément à la législation en vigueur.
- Les risques significatifs, qu’ils soient opérationnels (tels qu’une défaillance du système informatique de facturation qui génère des factures incorrectes) ou financiers (comme un système informatique de facturation produisant des factures d’un montant erroné), sont identifiés et maîtrisés.
La piste d’audit fiable : exemple concret
La piste d’audit doit permettre :
- De reconstituer chronologiquement l’ensemble du processus de facturation, depuis son origine (par exemple, le bon de commande) jusqu’à la facture, en reliant tous les documents pertinents de ce processus.
- De garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération réelle en établissant un lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui la justifie.
- De justifier chaque opération avec une pièce d’origine, de manière à pouvoir remonter de manière continue jusqu’à la facture, et vice versa.
La piste d’audit peut être constituée de documents établis par l’entreprise elle-même (tels que des devis ou des bons de commande) ou par des tiers (comme des extraits de compte).
Le niveau approprié de contrôles à mettre en place dépend de la taille de l’entreprise, de la nature de son activité, de ses systèmes d’information et du volume des factures qu’elle émet et reçoit. Dans de très petites entreprises, une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (tels que les devis, bons de commande, bons de livraison et justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant.
L’absence de piste d’audit fiable : les sanctions
L’absence ou l’insuffisance de ces contrôles internes peut avoir les conséquences suivantes :
- Chez l’émetteur de la facture, ces contrôles sont soumis à vérification par l’administration fiscale (en vertu des articles 13 D et 13 E du Livre des procédures fiscales), et leur absence ou insuffisance peut remettre en cause le droit à déduction de la TVA pour le destinataire de la facture.
- Chez le destinataire de la facture, l’absence ou l’insuffisance de ces contrôles entraîne automatiquement la remise en cause de la déduction.
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